Оцифрування трудових книжок: що потрібно знати роботодавцю

Електронна трудова книжка — це зручний і доступний електронний сервіс для працівників та роботодавців на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Про це нагадали в Головному управлінні ПФУ в Донецькій області.

Сервіс дозволяє подавати через портал копії паперових трудових книжок, інших документів, які підтверджують трудову діяльність працівника.

Також можна зберігати в електронному вигляді інформацію про страховий стаж і сплачені страхові внески.

Як завантажити скан-копію трудової книжки через портал Пенсійного фонду України:

  1. Увійдіть до особистого кабінету на порталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
  2. Оберіть у розділі Комунікації з ПФУ, що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку Відомості про трудові відносини.
  3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних.
  4. Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються в хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

  • повинні бути кольоровими та чіткими;
  • відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
  • формат зображення має бути .jpg або .pdf;
  • розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Разом із трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують страховий стаж:

  • документи про здобуття освіти;
  • свідоцтво про народження дитини (для жінок);
  • військовий квиток;
  • інші документи, які підтверджують періоди роботи, — у разі необхідності.

Електронна трудова книжка — це сучасний цифровий формат, який замінює традиційну паперову книжку

Вона забезпечує зручне зберігання інформації про трудовий стаж, покращує управління трудовими відносинами та спрощує доступ до даних для працівників і роботодавців.

Основні переваги електронної трудової книжки:

  • захищеність від втрати чи пошкодження даних про трудову діяльність;
  • можливість перевіряти та підтверджувати трудовий стаж у режимі онлайн;
  • підвищений рівень безпеки та автентифікації даних;
  • автоматизоване призначення пенсії у майбутньому.